Theo nghiên cứu của Tiến sĩ Andrey Pavlov và Jutta Tobias từ Trung tâm Cranfield đã chỉ ra rằng, thực hành Mindfulness giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn. Mindfulness giúp nhân viên đảm bảo sự tập trung có chủ đích vào các vấn đề cụ thể đang diễn ra trong cuộc họp. Thay vì phản ứng nhanh với thông tin, nhân viên được học cách xử lý thông tin, tình huống một cách hiệu quả. Điều này cho phép những quan điểm và cách thức sáng tạo mới được khám phá từ cuộc họp.

Để có được hiệu quả trong các cuộc họp, người phụ trách cần dẫn dắt các thành viên vào một “không gian Mindfulness”, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 10 cách thực hành giúp cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.

1. Khuyến khích sự cởi mở - Giao tiếp cởi mở và chân thành là một yếu tố quan trọng trong bất cứ tổ chức thành công nào. Đặc biệt trong các cuộc họp, nhân viên cần được khuyến khích trình bày quan điểm một cách cởi mở, thỏa mái. Tránh trường hợp phê bình cá nhân, ảnh hướng mối quan hệ đồng nghiệp và mục đích chính của cuộc họp.

2. Thiết lập niềm tin – Nhân viên có xu hướng chia sẻ thông tin và quan điểm cởi mở hơn nếu đội ngũ trong cuộc họp biết và tin tưởng lẫn nhau. Việc đặt niềm tin cho nhau, giúp các thành viên có thể trao đổi kinh nghiệm và hiểu nhau hơn. Hướng đến mục đích chung và tìm ra cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

3. Thỏa mái tinh thần – Giữ cho tinh thần thỏa mái sẽ ảnh hưởng tích cực đến suy nghĩ và quyết định của mỗi cá nhân. Tinh thần luôn là yếu tố quan trọng quyết định định sự “thăng hoa” trong ý tưởng.

4. Đảm bảo tính đa dạng - Để tránh trường hợp hạn chế ý tưởng, các cá nhân hãy cố gắng đảm bảo cho mình một loạt các bối cảnh, quan điểm để trình bày, góp phần vào tính hiệu quả của các cuộc họp.

5. Cho phép biểu lộ cảm xúc - Cảm xúc giúp tạo ra những phản ứng về thể chất. Cảm xúc ảnh hưởng đến những hành động bởi vì hành động cho phép bạn bộc lộ những cảm xúc. Trong một cuộc họp cũng thế, cảm xúc tích cực sẽ tác động trực tiếp đến những quan điểm, ý tưởng tuyệt vời mà bạn đưa ra, và người lại.

6. Họp trực tiếp - Cố gắng hạn chế các cuộc họp online khi không cần thiết và khuyến khích mọi người nói chuyện, tương tác trực tiếp với nhau. Tiếp xúc trực tiếp là phương pháp mạnh mẽ để thúc đẩy sự cam kết.

7. Giải lao – Giải lao được xem là điểm dừng thích hợp của Mindfulness trong các cuộc họp, được bổ sung vào để giải quyết vấn về con người. Hoạt động này giúp giảm bớt căng thẳng, từ đó có những ý tưởng thú vị hơn khi cuộc họp chính tiếp tục.

8. Duy trì sự tham gia - Người chủ trì cuộc họp luôn là tâm điểm của sự chú ý, những gì họ nói hoặc làm đều có tác động rất lớn đến hiệu quả của cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp cần duy trì sự tham gia, tập trung phân tích và làm rõ các vấn đề khi cần thiết.

9. Ưu tiên những ý tưởng mới - Tránh tham khảo lại các ý tưởng đã cũ, hãy tham gia vào các cuộc thảo luận để tìm ra hướng giải quyết mới. Các quyết định hiệu quả và khả thi nhất được đưa ra khi cuộc họp tập trung vào những ý tưởng mới đột phá.

10. Lên kế hoạch cho cuộc họp - Điều quan trọng là người phụ trách cuộc họp phải định hình trước cấu trúc và mục đích của cuộc họp khi nó diễn ra. Điều này cho phép mọi người tập trung vào vấn đề và đi đúng định hướng ban đầu.

Theo IEDP