TẠI SAO KỸ NĂNG GIAO TIẾP LẠI QUAN TRỌNG TẠI NƠI LÀM VIỆC?

Trong một nghiên cứu gần đây, Gallup đã yêu cầu người lao động đánh giá hiệu quả giao tiếp tại nơi làm việc của họ. Một câu hỏi đã được đặt ra cho những người tham gia là liệu họ có nghĩ rằng giao tiếp tại nơi làm việc của họ đã "chính xác, kịp thời và cởi mở" hay không. Bao nhiêu phần trăm người tham gia đồng ý rằng giao tiếp tại nơi làm việc của họ là hiệu quả?

Công nghệ đã thay đổi việc chúng ta giao tiếp tại nơi làm việc ngày nay

Thực tế chỉ 7% người lao động được khảo sát tin rằng giao tiếp tại nơi làm việc của họ có hiệu quả tối đa (Gallup 2021).

Điều này để lại một thử thách lớn cho việc chuyển đổi và cải tiến kinh doanh, vì giao tiếp tốt trong công việc có liên quan đến cả văn hóa làm việc tích cực và cải thiện kết quả kinh doanh như tăng sự tham gia của nhân viên, năng suất, sự nhanh nhẹn và đổi mới đội ngũ.

Giao tiếp kém trong công việc gây thực tế tổn hại lớn mà doanh nghiệp thường bỏ qua. Bài báo từ Salesforce ước tính rằng thông tin sai lệch sẽ khiến các doanh nghiệp thiệt hại 37 tỷ đô la (hoặc 26 nghìn đô la cho mỗi nhân viên) mỗi năm chỉ riêng ở Mỹ và Anh (Mitchell Communications Group, 2014).

Thời đại kỹ thuật số ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp như thế nào trong công việc?

. Nhiều cuộc trò chuyện, bao gồm cả những cuộc trò chuyện khó khăn, giờ đây diễn ra qua màn hình. Điều này đã làm cho giao tiếp trở nên càng khó khăn hơn.

Trong môi trường kỹ thuật số, rất khó để giải thích các tín hiệu trực quan từ đồng nghiệp: nhà lãnh đạo không thể nào biết được việc nhân viên hoặc đồng nghiệp của họ không nhìn vào màn hình vì họ đang viết ghi chú hay họ bị phân tâm? Trò chuyện video đôi khi giảm thiểu sự tương tác thân thiện – yếu tố quan trọng trong việc phát triển sự hiểu biết và tin tưởng giữa các đồng nghiệp.

Tuy nhiên, công nghệ cũng mang lại cơ hội giao tiếp hiệu quả. Nhân viên có thể duy trì kết nối và cộng tác với đồng nghiệp của họ trong bất cứ lúc nào, bất kể vị trí của họ. Nhà lãnh đạo kết nối với nhiều cá nhân hơn khi họ làm việc từ xa.

Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc bằng việc lắng nghe tích cực

Trong khi mọi người có xu hướng nghĩ rằng giao tiếp là cách chúng ta sử dụng giọng nói của mình, tuy nhiên khả năng giao tiếp tuyệt vời đến từ việc thực sự lắng nghe.

Lắng nghe tích cực là khả năng tập trung hoàn toàn vào những gì người khác đang nói, hiểu quan điểm của họ và phản ứng thích hợp. Đó là một kỹ năng thiết yếu giúp xây dựng niềm tin và mối quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng. Lắng nghe tích cực đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có mặt trong thời điểm này, tránh phiền nhiễu và thể hiện sự đồng cảm với người nói. Thực hành chánh niệm có thể giúp xây dựng những kỹ năng này.

Tìm cách tạo thêm niềm tin vào lãnh đạo? Lắng nghe sâu là một cách hữu hiệu để xây dựng niềm tin trong mối quan hệ. Trong một nghiên cứu đánh giá 360 độ với 4.218 nhà lãnh đạo, Zenger Folkman (2022) đã quan sát thấy rằng các nhà lãnh đạo được xếp hạng là người lắng nghe hiệu quả cũng được xếp hạng cao về các kỹ năng kinh doanh như xây dựng mối quan hệ và tạo niềm tin. Ngược lại, các nhà lãnh đạo được đánh giá thấp hơn về hiệu quả lắng nghe có điểm số thấp hơn trong hạng mục này.

Làm thế nào các nhà quản lý khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên?

Các nhà quản lý và lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất hiểu tầm quan trọng của giao tiếp và thực hiện các bước liên tục để thúc đẩy văn hóa làm việc cởi mở và minh bạch. Bằng cách đó, các nhà quản lý và lãnh đạo có thể tạo ra một nền văn hóa tin cậy, dẫn đến sự gắn kết và giữ chân nhân viên tốt hơn.

Bí quyết nhà quản lý có thể thực hiện để cải thiện giao tiếp của đội ngũ là gì?

Trong bài Trí tuệ cảm xúc ảo, được xuất bản bởi Harvard Business Review Press, các chuyên gia đưa ra một số mẹo để xây dựng giao tiếp tích cực trong công việc. Dưới đây là một vài điều cần xem xét:

(1) Xây dựng cách thức giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ

Các nhà nghiên cứu Dana Kabat-Farr và Rémi Labelle-Deraspe lưu ý rằng các nhà quản lý đôi khi bỏ qua các cuộc thảo luận rõ ràng về cách thức giao tiếp đội ngũ. Các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn giao tiếp và đảm bảo sự hiểu biết của các thành viên. Nếu thời gian cho phép, đội ngũ có thể đồng tạo ra các quy tắc dựa trên sự tôn trọng, chẳng hạn như "Tôi sẽ không ngắt lời một thành viên trong nhóm khi họ đang nói."

(2) Cẩn thận với định kiến ngầm

Mặc dù hầu hết chúng ta không có ý định loại trừ hoặc sa thải đồng nghiệp, chúng ta thường có thể không nhận thức được các khuôn mẫu và thành kiến dẫn đến những hành vi này. Kabat-Farr và Labelle-Deraspe viết, "Mặc dù hầu hết chúng ta không tán thành các hệ thống đánh giá này, nhưng rất khó để thoát khỏi chúng hoàn toàn, và vô tình tất cả hành động của chúng ta thể hiện sự đánh giá phiến diện khi lệch khỏi thành kiến chúng ta định ta"

Tạo sự hòa nhập và nhận thức về sự thiên vị ngầm không phải là đích đến cuối cùng, mà là một hành trình liên tục mà mỗi cá nhân phải cam kết để thúc đẩy tạo ra một nơi làm việc an toàn và đa dạng. Kabat-Farr và Labelle-Deraspe đề nghị các nhà lãnh đạo tự giáo dục bản thân về cách những thành kiến này diễn ra trong công việc và sẵn sàng sửa chữa chúng. Ví dụ: nếu đóng góp từ một thành viên trong nhóm liên tục bị lãng quên, một nhà lãnh đạo có thể thiết lập chính sách ghi nhận tất cả các đóng góp trong ghi khi cuộc họp diễn ra.

(3) Dành thời gian cho các tương tác thông thường

Với số lượng giao tiếp ngày càng tăng tại nơi làm việc qua trung gian công nghệ, cuộc nói chuyện nhỏ tự nhiên xảy ra tại nơi làm việc trở nên hiếm hơn. Trong các cuộc họp trực tuyến, các cuộc trò chuyện bên lề thường khó diễn ra, khiến việc tìm hiểu các đồng nghiệp bên ngoài vai trò của họ trở nên khó khăn hơn. Do đó, các cuộc trò chuyện có thể trở nên cứng ngắc và các thành viên trong đội ngũ có thể gặp khó khăn hơn trong việc xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng ở cấp độ con người.

Các tác giả Bob Frisch và Cary Greene đề nghị xây dựng trong cuộc trò chuyện như một mục trong chương trình nghị sự. Một câu hỏi thú vị có thể tạo ra các kết nối tích cực trong vài phút khi bắt đầu cuộc họp. Nếu nhân viên bị hạn chế về thời gian và điều này cảm thấy áp đặt, Frisch và Greene đề nghị dành một chút không gian vào cuối cuộc họp để trò chuyện.

Theo SIY Global