SIYLI có trụ sở tại San Francisco, nhưng tổ chức lại có hệ thống giáo viên và cộng tác viên trên khắp thế giới và hầu hết các công việc với các nhân viên từ xa. Chúng ta thấy rằng sự cộng tác trong kỷ nguyên công nghệ số có những thách thức riêng nhưng “những công việc được phân bổ” (khi các thành viên trong nhóm không ngồi cùng vị trí) bao gồm nhiều cấp độ phức tập khác nhau: Chúng ta phải thiết lập sự kết nối cảm xúc với những đồng nghiệp xa gần qua một buổi coffee nhỏ hoặc cùng tán gẫu tại bàn làm việc.

Nghiên cứu của Google chỉ ra rằng “không có sự khác biệt trong hiệu quả, tỉ lệ thực hiện hoặc sự thăng tiến cho các cá nhân và nhóm, những người có công việc yêu cầu sự hợp tác với nhiều người trên khắp thế giới sẽ dành hầu hết ngày của họ để làm việc với đồng nghiệp tại cùng cơ quan.

Chúng ta đã khám phá ra rằng thật khó để thiết lập một sự kết nối với những thành viên ở xa. Những nỗ lực hỗ trợ yêu cầu phối hợp vượt múi giờ hoặc đặt một buổi nói chuyện video sẽ khả thi hơn và xa cách hơn là kết nối con người với con người. Những yếu tố này, cũng như sự thiếu thốn thời gian gặp mặt, có thể gây nên rào cản cho những kết nối mà chúng ta tạo ra với những nhân viên thân cận. Google đã trải qua vấn đề tương tự. Để giúp nhóm trở nên kết nối hơn, Google đã làm nổi bật 3 đề nghị bên dưới:

• Làm quen với mọi người và đối xử, xem họ như chính họ đang làm kế bên mình chứ không phải máy móc. Hãy tạo mối quan hệ từ xa và thiết lập các mối quan hệ.
• Thay vì đưa ra giả thuyết về thời gian làm việc linh hoạt, hãy hỏi đồng nghiệp của mình rằng khi nào họ muốn họp hoặc đưa ra sự lựa chọn thời gian trong ngày,…
• Tạo kết nối trực tiếp và ảo: đôi khi sẽ dễ dàng hơn khi nói chuyện trực tiếp với nhau. Người quản lý nên đưa ra hướng dẫn rõ ràng và cơ hội cho các thành viên trong nhóm tham dự những buổi họp trực tiếp. Qua các cuộc gọi video, bày tỏ những phản ứng với ý kiến của đồng nghiệp cho thấy rằng họ đang được lắng nghe. Khi bạn có cơ hội tiếp xúc trực tiếp mặt đối mặt, hãy tỉnh táo về việc củng cố mối quan hệ ảo của mình

Ngoài những gợi ý từ Google, chúng ta khám phá được một vài cách khác có thể giúp những đồng nghiệp từ xa:

• Giao tiếp là chìa khóa: một sự hiểu lầm về deadline hoặc công việc có thể làm xói mòn lòng tin. Chúng ta cần duy trì sự rõ ràng về trách nhiệm và thời gian thực hiện nhằm hạn chế và tránh được sự hiểu lầm.
• Tôn trọng thời gian của mọi người: Các buổi họp trực tiếp sẽ thật tuyệt nếu mọi người đều nhận được tài liệu chuẩn bị trước, nếu có lịch họp định kì thì hãy theo dõi chúng.
• Khuyến khích sự tham dự: với nhiều buổi họp thì một hoặc hai người có thể chủ trì cuộc nói chuyện, với những buổi họp từ xa, việc lôi kéo mọi người vào trong cuộc thảo luận là rất quan trọng.
• Tập trung và thực tại: Đóng hết email lại, để điện thoại chế độ im lặng. Giao tiếp bằng mắt và lắng nghe chủ động.

Theo SIYLI.ORG