Xung đột - Cầu Nối Hay Rào Chắn?

Một cục nghẹn hình thành trong dạ dày của bạn, và bạn cảm thấy bất chợt mất tiếng. Ngay trước mặt bạn, những lời nói của đồng nghiệp kích hoạt trong bạn một hỗn hợp cảm xúc - tức giận, thất vọng, bối rối. Đây là một trải nghiệm quen thuộc đối với bất kỳ ai từng làm việc với những người khác. Điều xảy ra tiếp theo có thể dẫn đến sự xấu đi của mối quan hệ hoặc trở thành cầu nối cho sự kết nối và tin tưởng.

Bắt đầu với sự thật cơ bản: Xung đột là bình thường

Nó xảy ra khi một nhóm người đa dạng với những ý tưởng, tính cách và nền tảng khác nhau cùng hợp tác hướng tới một mục tiêu chung. Xung đột không chỉ là điều không thể tránh khỏi, mà còn có thể mang lại lợi ích, thúc đẩy các nhóm hướng tới đổi mới và đạt được các mục tiêu đầy tham vọng. Tuy nhiên, không phải tất cả các xung đột đều mang tính xây dựng; nhiều xung đột có thể (và nên) được tránh.

Xung đột tại nơi làm việc cũng có thể gây tốn kém đáng kể - một nghiên cứu tập trung vào nhân viên Hoa Kỳ ước tính rằng nhân viên dành khoảng 2,8 giờ mỗi tuần để giải quyết xung đột, khiến các công ty Mỹ thiệt hại 359 tỷ USD.

Nghiên cứu gần đây nhấn mạnh thêm những thách thức ngày càng gia tăng mà các tổ chức phải đối mặt khi nói đến xung đột: một nghiên cứu của Meyers-Briggs về Xung đột tại Nơi làm việc từ năm 2022 cho thấy xung đột tại nơi làm việc đã tăng gấp đôi kể từ năm 2008, và hiện nay các nhà quản lý trung bình dành hơn 4 giờ mỗi tuần để giải quyết xung đột. Hơn nữa, khoảng 1/4 nhân viên tin rằng quản lý của họ xử lý xung đột kém, và thời gian cá nhân của nhân viên dành để giải quyết xung đột tại nơi làm việc tương quan với mức độ hài lòng về công việc thấp hơn.

Xung đột

Bài viết này nhằm mục đích trang bị cho bạn các chiến lược để có thể quản lý khéo léo các xung đột cần thiết, khi được tiếp cận một cách cẩn thận, có thể củng cố mối quan hệ nhóm và mở ra khả năng sáng tạo và đổi mới.

Tầm quan trọng của nhận thức bản thân đối với xung đột tại nơi làm việc

Nếu bạn đã từng làm việc, sống hoặc tương tác với những người khác, bạn đã biết xung đột là gì (và cảm giác như thế nào); tuy nhiên, sẽ hữu ích khi nhận thức được một số lớp lang ảnh hưởng đến các cá nhân tham gia xung đột tại nơi làm việc. Cho dù xung đột liên quan đến quy trình làm việc, nhiệm vụ hoặc vai trò được giao, hay thậm chí là sự khác biệt về phong cách lãnh đạo hoặc ý kiến chiến lược, thì thường có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến cả hai phía của bất kỳ xung đột nào.

Xung đột tại nơi làm việc hiếm khi đơn điệu. Một sự bất đồng dường như chỉ là về một quyết định chiến lược nhất thời thực sự có thể bắt nguồn từ những cảm xúc chưa được giải quyết từ các tương tác trước đó giữa các thành viên trong nhóm hoặc những quan niệm sai lầm về động cơ của đồng nghiệp.

Nhận thức bản thân là một kỹ năng trí tuệ cảm xúc cần thiết ở đây - nó giúp bạn đánh giá cách bạn đang liên quan và diễn giải xung đột, và nó hướng dẫn bạn xác định cách tiếp cận khéo léo nhất.

Phát triển nhận thức bản thân (thông qua các thực hành mà chúng tôi sẽ chia sẻ bên dưới) sẽ giúp bạn xác định mối quan hệ lịch sử của bạn với xung đột và những thành kiến vô thức có thể đang ảnh hưởng đến bạn. Nghiên cứu của Tiến sĩ Prital Shah và các đồng nghiệp đã quan sát thấy mối tương quan giữa nhận thức bản thân và các phong cách quản lý xung đột hiệu quả, cho thấy rằng những cá nhân có trí tuệ cảm xúc cao có thể điều hướng các xung đột hiệu quả hơn.

An toàn tâm lý - nền tảng của các nhóm hiệu suất cao

An toàn tâm lý là nền tảng cơ bản của các nhóm hiệu suất cao, là một "chuẩn mực" của nhóm nơi các thành viên cảm thấy an toàn khi bày tỏ ý kiến (ngay cả những ý kiến bất đồng) mà không sợ bị trả thù. Điều này tạo ra môi trường cho sự đổi mới và xung đột hiệu quả, dẫn đến kết quả tích cực và lòng tin tưởng sâu sắc hơn. Các nhóm có mức độ an toàn tâm lý cao không chỉ thể hiện mức độ cộng tác nhiều hơn 57% và năng suất cao hơn 50% mà còn giảm căng thẳng tới 74%.

Quản lý có thể thiết lập chuẩn mực về sự bất đồng ý kiến hiệu quả và tôn trọng để nhân viên không nhầm lẫn nó với xung đột bằng cách sử dụng các câu hỏi gợi mở như "Tôi đang bỏ sót điều gì ở đây?" hoặc "Có ai có ý kiến khác về vấn đề này không?"

Dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo về cách tạo ra cách giải quyết xung đột lành mạnh hơn, dẫn đến sự phát triển, học hỏi và lòng tin tưởng sâu sắc hơn, giúp các nhóm sáng tạo và gắn kết hơn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo ra an toàn tâm lý trong bài viết của chúng tôi, "Làm thế nào để tạo ra An toàn tâm lý tại nơi làm việc".

Làm thế nào để quản lý xung đột tốt hơn tại nơi làm việc?

Thiết lập an toàn tâm lý trong nhóm của bạn đặt nền tảng cho xung đột hiệu quả. Để thúc đẩy hơn nữa việc quản lý xung đột lành mạnh và làm gương cho nhóm của bạn, đây là một vài chiến lược trí tuệ cảm xúc bổ sung mà bạn có thể thử:

Suy ngẫm về mối quan hệ của bạn với xung đột

Suy ngẫm về cách bạn giải quyết xung đột trong cuộc sống và công việc. Bạn có xu hướng làm mọi thứ có thể để tránh xung đột không? Bạn có thường xuyên rơi vào những tình huống cần phải bảo vệ bản thân và công việc của mình không? Biết cách chúng ta định hướng đối với xung đột là một bước quan trọng để xây dựng nhận thức về bản thân cần thiết để tham gia vào xung đột lành mạnh tại nơi làm việc.

Thực hành điều này: Hãy thử viết suy nghĩ bằng cách trả lời một câu hỏi bắt đầu bằng "Mối quan hệ của tôi với xung đột là ...", "Xung đột khiến tôi cảm thấy ...", "Khi xung đột xảy ra, tôi ..." Hãy tự đặt cho mình một giới hạn thời gian và xem những gì xuất hiện khi bạn viết.

Học cách quản lý cảm xúc của bạn

Khi chúng ta trải qua những cảm xúc khó khăn trong xung đột, đôi khi não bộ của chúng ta có thể chuyển sang trạng thái chiến đấu/bỏ chạy/đóng băng. Khi điều này xảy ra, và chúng ta không can thiệp, nó có thể dẫn đến cái được gọi là "amygdala hijack" - đó là lý do tại sao bạn nói những điều mà bạn hối tiếc và có thể khó đưa ra quyết định khi bạn đang căng thẳng.

Thực hành điều này: Bài tập "quét cơ thể" sẽ giúp bạn tăng nhận thức về cảm xúc bằng cách nhận thấy bạn cảm nhận chúng như thế nào trong cơ thể. Bạn có thể thử nhớ lại một ký ức (an toàn) về một cuộc xung đột mà bạn đã trải qua và quan sát các cảm giác và cảm xúc với sự tò mò.

Thực hành điều này: Để hỗ trợ bản thân trong khoảnh khắc những cảm xúc khó khăn ập đến, bạn có thể thử một bài tập gọi là STOP, một từ viết tắt hữu ích mà bạn có thể tuân theo:

• Stop = Dừng lại. Chỉ cần tạm dừng ngay khoảnh khắc bạn cảm thấy những cảm xúc khó khăn và cho bản thân một khoảng trống trước khi phản ứng.
• Take a breath = Hít thở. Điều này cho phép hệ thần kinh thư giãn, giúp bạn bình tĩnh hơn và xây dựng kết nối giữa chức năng điều hành của bạn và amygdala để bạn có thể suy nghĩ hợp lý và đưa ra quyết định rõ ràng ngay cả trong bối cảnh những cảm xúc đầy thách thức.
• Observe = Quan sát. Nhận thức về những cảm giác trong cơ thể bạn, cảm xúc của bạn, suy nghĩ trong tâm trí bạn và môi trường xung quanh bạn.
• Process = Tiến hành. Xác định phản ứng hoặc hành động khôn ngoan nhất và có thể là đầy lòng trắc ẩn nhất.

Kết nối với lòng thấu cảm

Lòng thấu cảm là bước đệm xây dựng lòng tin, và lòng tin là nền tảng của sự an toàn tâm lý. Vì vậy, để có xung đột lành mạnh và hiệu quả, điều cần thiết là培养 (péi yǎng - nuôi dưỡng) lòng thấu cảm với đồng nghiệp của bạn.

Thực hành điều này: Một bài tập nhanh chóng để rèn luyện lòng thấu cảm là đơn giản chỉ cần nhận ra điểm chung giữa bạn và đồng nghiệp. Đó có thể là sự thừa nhận sự thật đơn giản rằng cả hai bạn đều mong muốn thành công trong công việc và hạnh phúc cá nhân.

Bất đồng nhưng cam kết

Thực hành này bắt nguồn từ CEO của chúng tôi, Rich Fernandez, người luôn cân nhắc những thách thức khi kết hợp nhiều ý kiến đa dạng vào tư duy chiến lược và lập kế hoạch dự án. Chúng ta sẽ không thể luôn luôn theo "cách của mình" (ngay cả khi chúng ta tin rằng đó là cách đúng đắn!). Miễn là bạn có cơ hội trình bày quan điểm của mình, thì việc thực hành điều này sẽ cực kỳ hữu ích cho nhóm.

Thực hành điều này: Khi quyết định của lãnh đạo hoặc đồng nghiệp đi ngược lại phương án hành động bạn đề xuất, hãy thử thực hành "bất đồng nhưng cam kết". Điều này có nghĩa là mặc dù bạn không đồng ý với lựa chọn đó, nhưng bạn hoàn toàn cam kết nỗ lực hết sức để đảm bảo nó thành công nhất có thể. Hãy nhận ra bất kỳ xu hướng (con người) nào muốn cách của họ thất bại để bạn có thể nói "Tôi đã bảo mà", và hãy nhớ rằng bạn đang cùng một nhóm và sẵn sàng để thử cách của họ.

Định nghĩa lại xung đột như một cơ hội

Một khi bạn đã suy ngẫm về mối quan hệ của mình với xung đột, bạn có cơ hội định nghĩa lại nó trong tâm trí mình như một cơ hội để học hỏi về bản thân và những người khác, cùng nhau phát triển.

Thực hành điều này: Trước khi tham gia vào xung đột, hãy tự hỏi: "Tôi có thể học được gì từ trải nghiệm này?" "Xung đột này có thể giúp tôi phát triển như thế nào?" "Xung đột này có thể giúp tôi hiểu bản thân mình và đồng nghiệp tốt hơn như thế nào?"

Phát triển từ xung đột tại nơi làm việc

Bạn đã bao giờ có trải nghiệm xung đột dẫn đến sự hiểu biết sâu sắc hơn, mối quan hệ tốt đẹp hơn, v.v.? Có lẽ bạn đã cảm nhận được điều này trong mối quan hệ với bạn bè hoặc người yêu. Điều tương tự cũng có thể xảy ra trong các mối quan hệ tại nơi làm việc. Chúng ta dành một phần ba cuộc sống trưởng thành để làm việc, vì vậy tốt nhất là chúng ta nên dành sự quan tâm tương tự cho các mối quan hệ với đồng nghiệp của mình bên ngoài công việc. Bằng cách tham gia vào các thực hành như đổi góc nhìn, nuôi dưỡng lòng thấu cảm và điều chỉnh cảm xúc, chúng ta không chỉ giảm thiểu các xung đột không cần thiết mà còn có khả năng tham gia xây dựng hơn vào những xung đột nảy sinh, biến chúng thành cơ hội để phát triển và gắn kết. Thực hiện những thực hành này đặt nền tảng cho sự cộng tác tốt đẹp hơn, nơi xung đột đóng vai trò như chất xúc tác cho sự đổi mới và gắn kết nhóm sâu sắc hơn.